GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Las organizaciones, independientemente del sector, procesan grandes cantidades de documentos tanto en formato digital como en papel. Un trabajador de oficina promedio utiliza hasta 10.000 hojas de papel al año. Si aplica esta estadística a una organización de 100 a 500 empleados entenderá el creciente volumen de documentos que se mueve y genera entre organizaciones.
Los negocios generalmente obtienen mejores resultados cuando pueden utilizar procesos automatizados para manejar sus documentos con velocidad y eficiencia y sin la molestia de flujos de trabajo manuales engorrosos o información difícil de localizar.
Lo más probable, es que su organización no sea diferente. Seguro reconoce las ineficiencias de gestionar papel y los tediosos procesos manuales afectando la productividad como consecuencia.
Tal vez esté en busca de una manera mejor de gestionar la información documental. Si aún no ha considerado la gestión de documentos para su negocio, o está buscando sacar más provecho de las soluciones de gestión de documentos para su empresa, comience por aprender más sobre esta tecnología hoy.
¿QUÉ ES EL SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL?
El software de gestión de documentos (DMS) es una solución digital que ayuda a las empresas a procesar, capturar, almacenar y realizar un seguimiento de documentos. Al gestionar de cerca la información empresarial, podrá desarrollar procesos que se inician, ejecutan y completan de forma estable, predecible y medible. Es casi imposible diseñar e implementar procesos comerciales y flujos de trabajo digitales confiables sin un software de gestión de documentos con todas las funciones.
ALGUNOS DE LOS COMPONENTES PRINCIPALES DE NUESTRA PLATAFORMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS:
Aquí es donde se almacenan los documentos y los datos asociados. Dependiendo de cómo elija configurar su sistema de gestión de documentos, el repositorio puede residir en la nube o en un servidor físico.
Las opciones en la nube suelen ser más escalables y menos costosas, aunque los requisitos de cumplimiento normativo de algunas industrias pueden exigir que los documentos se almacenen en servidores físicos en sitio.
Este es uno de los componentes principales, ya que es la interfaz que interactúa con el usuario. Es donde las personas pueden ver documentos e imágenes en sus computadoras o dispositivos móviles. El mejor software de gestión de documentos puede mostrar dibujos PDF, JPG, TIF, CAD y otras versiones de imágenes, así como mostrar documentos electrónicos en sus formatos nativos.
Las herramientas de flujo de trabajo dirigen documentos que generan procesos administrativos, los miembros del personal, equipos dentro de su empresa, clientes o socios comerciales fuera de ella. Nuestras soluciones de gestión de documentos ofrecen opciones para optimizar y automatizar los flujos de trabajo para mejorar la eficiencia y ahorrar tiempo y dinero.
Los índices de búsqueda identifican tipos de documentos y su estructura. La indexación le permite mover documentos a través de flujos de trabajo y encontrarlos fácilmente.
Por ejemplo, es posible que necesite encontrar una factura enviada al Sr. Smith en julio de 2020. Si los documentos están indexados por tipo, número de cuenta y fecha, puede buscar todos los documentos de factura del 1 al 31 de julio de ese año que contengan al Sr. Smith. Número de cuenta de Smith.
OCR significa Reconocimiento óptico de caracteres. Esta es una tecnología que convierte texto de imágenes en datos que pueden ser utilizados por el software empresarial. Por ejemplo, una herramienta de OCR podría extraer toda la información pertinente de un currículum y cargarla en un sistema de seguimiento de candidatos de manera automática.
El motor de búsqueda permite filtrar los resultados para encontrar el documento que necesita. Dependiendo de sus criterios y de cómo esté configurado el software, es posible que pueda encontrar la información por tipo de documento, valores de índice, palabras clave y texto completo.
Las opciones de integración le permiten utilizar su sistema de gestión de documentos en combinación con su software de contabilidad, ERP u otras soluciones. Nuestra solución se integra con más de 500 aplicaciones, como QuickBooks, SAGE, Outlook y SAP.
Esta «ligereza» proporciona muchos otros beneficios, incluida la capacidad de escalar fácilmente a medida que crece su negocio y una mejor flexibilidad operativa. ¿Los resultados? Eficiencia, productividad y agilidad mejoradas: todo lo cual le ayudará a marcar un nuevo ritmo para los negocios.
El software de gestión de documentos en la nube tiene un costo total de propiedad más bajo que el software de gestión de documentos instalado en un servidor físico (On-premise).
El software en la nube suele estar disponible mediante suscripción mensual o anual, típicamente renovable cada 3 años. Pero no tiene costos de licencia iniciales y el soporte y el mantenimiento están integrados a la suscripción.
El software on-premise, requiere una gran inversión inicial en licencias de software, además del costo de la aplicación, el soporte de TI y el hardware.
BENEFICIOS DE CONTAR CON UN SISTEMA PROFESIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Un sistema de gestión de documentos profesional ofrece muchos beneficios, incluidos ahorros finales, mejor satisfacción del cliente, una mejoría en la eficiencia de los empleados y un cumplimiento más fácil de las regulaciones federales, estatales y de la industria.
En nuestra experiencia hemos cultivado muchos casos de éxito. Puede dar click AQUÍ para obtener detalles sobre cómo implementar la gestión digital de documentos en su empresa para lograr un impacto positivo con los mejores beneficios para la organización.
Reducir la necesidad de almacenamiento de papel
Implementar un DMS es el paso más importante para crear una oficina sin papel y eliminar el costo, la inseguridad y la ineficiencia del papel.
Algunas de las razones de estos ahorros incluyen:
• Reducir la necesidad de espacio para sus archivos de documentos. Cuando se digitaliza, se pasa de salas de archivos llenas de papel a una necesidad mínima o nula de espacio para almacenar documentos en su oficina.
• Menores costos de archivo. Los archivos en papel que debe conservar por motivos de cumplimiento u otros motivos le cuestan dinero si están en un almacén fuera de su alcance. Los archivos digitales son accesibles inmediatamente y su mantenimiento es sustancialmente más económico.
• Gasto de trámites. Cuando se trata de papel, es posible que el personal esté constantemente imprimiendo o copiando documentos para realizar las tareas. Cuando se trata de digital, las necesidades de impresión se reducen drásticamente.
• Costos laborales. Con un sistema de gestión de documentos, los empleados pueden obtener rápidamente la información que necesitan. Nadie tiene que solicitar un archivo o caminar por el pasillo hasta la sala de archivos para comenzar una búsqueda. Debido a este aumento en la eficiencia, generalmente no es necesario agregar personal a medida que su negocio crece.
Facilitar el acceso a la información de los documentos bajo demanda
El acceso a documentos bajo demanda hace mucho más que reducir sus costos de oficina. Puede mejorar la moral de los empleados, reducir los errores y la falta de comunicación y aumentar sustancialmente la satisfacción y experiencia en la interacción con sus clientes.
Con el sistema de gestión de documentos profesional, los empleados pueden encontrar rápidamente lo que buscan, ya sea que estén trabajando en un proyecto de investigación, atendiendo a un paciente o hablando por teléfono con un cliente acerca de un pedido.
Cumplimiento con las normas de la industria, sanitarias, legales o de cualquier tipo
El fácil acceso a los documentos (y a todo lo que los acompaña) le ayuda a cumplir con los requisitos de cumplimiento normativo. Estas son solo algunas oportunidades para un mejor cumplimiento que surgen cuando se invierte en gestión de documentos:
• Mejor documentación. Cuando los miembros autorizados del equipo, los clientes, los auditores y otros tienen acceso a la historia completa de una transacción o cuenta, es más fácil demostrar el cumplimiento o descubrir dónde no fue tan cuidadoso, para poder abordar estas brechas en el futuro.
•Control de acceso. El mejor software de gestión de documentos le permite controlar quién tiene acceso a los archivos e incluso crea registros de auditoría. Esto le ayuda a garantizar que la información segura esté realmente disponible cuando sea necesario o confidencial.
•Control de versiones. El control de versiones le permite ver quién cambió un documento y cuándo lo hizo. Puede ver cómo y cuándo se agregaron, movieron o eliminaron documentos, lo que ayuda a garantizar que sus registros sean precisos y cumplan con las normas. Para obtener más información sobre el control de versiones de documentos, lea nuestra publicación de blog.
Colaboración mejorada
Los sistemas de gestión de documentos respaldan plenamente un entorno colaborativo, ya sea que los empleados trabajen en la oficina, de forma remota o en movimiento. Dado que un tercio de los trabajadores de oficina dice que probablemente renunciarían a sus trabajos si el trabajo remoto se suspendiera por completo después de la pandemia, los sistemas que garanticen la colaboración sin requerir que las personas estén en el mismo espacio son fundamentales.
Algunas formas en que el software de gestión de documentos respalda la colaboración:
• Las personas pueden ver documentos al mismo tiempo. Esto ayuda a los compañeros de trabajo a discutir proyectos, problemas de cuentas y otros temas de la manera más efectiva, ya sea por teléfono, videoconferencia o chat.
• Los clientes y socios comerciales pueden ver documentos con permiso. Puede configurar acceso limitado para usuarios externos para que puedan contribuir a un proyecto o realizar un seguimiento de lo que sucede. Esto respalda la comunicación y la transparencia, las cuales son excelentes para la satisfacción del cliente.
Automatización de tareas para mejorar procesos administrativos
Un sistema profesional de gestión de documentos incluye la automatización. Ya sea escaneo e indexación automatizados o la capacidad de enrutar documentos usando flujos de trabajo de acuerdo con reglas preestablecidas, estas soluciones aceleran los procesos comunes y eliminan las tediosas tareas manuales de su personal.
Con DocuWare, por ejemplo, puede automatizar procesos comerciales comunes, incluida la aprobación de facturas, la incorporación de empleados y la retención de registros.
TENEMOS MÁS DE 15 AÑOS DE EXPERIENCIA OFRECIENDO SOLUCIONES DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS, TENEMOS LA SOLUCIÓN IDEAL PARA TU EMPRESA
